Datenschutzbericht

Der Datenschutzbericht beschreibt den aktuellen Zustand innerhalb der Organisation im Hinblick auf den Datenschutz. Er dient der Information der Geschäftsleitung und kann auch zur Information interessierter Dritter genutzt werden. Der Datenschutzbericht enthält das Verfahrensverzeichnis nach § 4e Satz 1 BDSG, jedoch nicht die komplette Prozessbewertung, da diese ggf. vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten könnte.

Aufbau eines Datenschutz- und Datensicherheitshandbuches

Das Datenschutz- und Datensicherheitshandbuch organisiert den Umgang mit allen im Unternehmen schutz- bzw. sicherheitsrelevanten Daten. Hierin werden die Bewertungskriterien festgelegt, bestehenden Daten bewertet und der konkrete Umgang festgehalten.

Dieser Punkt ist nicht zwingender Bestandteil der Aufgaben eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Trotzdem ist ein solcher Bereicht für die Unternehmensführung sinnvoll.

Aufbau eines Prozesshandbuchs

Das Prozesshandbuch umfasst sämtliche Unternehmensprozesse, beschreibt diese, ihren internen Ablauf sowie die Zusammenhänge und Schnittstellen der Prozesse untereinander. Es kann als Basis für diverse Spezialhandbücher dienen, die einen bewerteten Exzerpt des Prozesshandbuchs darstellen. Beispiele für diese Spezialhandbücher sind neben dem ?Datenschutz- und Datensicherheitshandbuch? das QM-Handbuch sowie Arbeitsplatzbeschreibungen.

Die Erstellung eines Prozesshandbuchs ist, da sämtliche Prozesse im Unternehmen im Detail beschrieben werden, sehr aufwändig und für den Datenschutz nicht zwingend notwendig. Ein solches Handbuch rechnet sich für ein Unternehmen dann, wenn es über einen längeren Zeitraum eingesetzt und gepflegt durch Einsparungen bei der Schulung und Einführung von (neuen) Mitarbeiter sowie durch Optimierungsmöglichkeiten bei den Prozessen und ferner, wenn Zertifizierungen (z.B. QM-Zertifizierungen) angestrebt sind.