1. Einleitung

Sie haben sich mit einer Datenschutzanfrage an einen meiner Kunden oder an mich gewandt und erwarten die Beantwortung. Hierbei haben Sie mir direkt oder meinem Kunden personenbezogene Daten - normalerweise Ihre Kontaktdaten - mitgeteilt.

Nun verarbeite ich diese. Und als „verantwortliche Stelle“ informiere ich Sie nach Artikel 13 der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Datenverarbeitung (wenn Sie sich direkt an mich gewandt haben, mir die Daten direkt mitgeteilt haben) bzw. ich informiere Sie nach Artikel 14 der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wenn ich die Daten von meinem Kunden zur Bearbeitung erhalten habe.

2. Verantwortlicher

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:

Dr. Martin H. Ludwig
Lindenstraße 59
45894 Gelsenkirchen
E-Mail: datenschutz@ing-buero-ludwig.de
Tel: 0234 / 9 49 02 04

3. Datenschutzbeauftragter

Ich muss nach den gesetzlichen Bestimmungen keinen Datenschutzbeauftragten bestellen. Verantwortlich für den Datenschutz bei mir bin ich selbst, Dr. Martin H. Ludwig.

4. Zu welchen Zwecken verarbeite ich die Daten

Ich verarbeite die Daten

1. Wenn es um eine Anfrage, Beschwerde etc. Ihrerseits geht, mit der Sie sich direkt an mich gewandt haben, dann verarbeite ich die Daten, um Ihre Anfrage, Beschwerde etc. zu beantworten bzw. zu bearbeiten.
2. Wenn es um eine Anfrage, Beschwerde etc. Ihrerseits geht, bei der Sie sich jedoch nicht direkt an mich gewandt haben, sondern an meinen Kunden und mein Kunde Ihre Daten an mich weiter gegeben hat, damit ich Ihre Anfrage, Beschwerde etc. entweder beantworte / bearbeite oder Stellung nehme, dann verarbeite ich die Daten, um Ihre Anfrage, Beschwerde etc. zu beantworten bzw. zu bearbeiten respektive um eine Stellungnahme abzugeben.

5. Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage unterscheidet sich abhängig davon, um was für eine Anfrage es sich handelt:

1. Haben Sie sich direkt an mich gewandt, so ist es mein berechtigtes Interesse, Ihnen passend zu antworten. Außerdem ist es im mutmaßlichen Interesse meines Kunden, dass ich Ihnen antworte (auch wenn meine Antwort an Sie meinem Kunden ggf. nicht gefällt; schließlich vertrete ich objektiv den Datenschutz und nicht meinen Kunden). Ich verarbeite also Ihre Daten nach Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO.
   Davon abgesehen ist es natürlich auch in Ihrem Interesse, eine Antwort zu erhalten, aber eine Verarbeitung auf Grund Ihres Interesses hat der Verordnungsgeber nur vorgesehen, wenn wir einen Vertrag schließen oder planen - und das haben wir ja nicht vor. Und da ich auf Grund Ihrer Anfrage zwar sicherlich von einer Einwilligung zur Beantwortung Ihrer Anfrage ausgehen kann, diese Einwilligung jedoch sicherlich nicht den Anforderungen an eine Einwilligung, wie Sie Artikel 7 der DS-GVO vorgibt, genügen wird, so werde ich mich auch nicht auf Ihre Einwilligung berufen können.
2. Auch wenn ich Ihre Daten nicht direkt von Ihnen, sondern von meinem Kunden erhalten habe, so verarbeite ich Ihre Daten nach Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO. Die Begründung, also die berechtigten Interessen, sind die selben, wie im ersten Fall.
3. In beiden Fällen bewahre ich die Daten ggf. auf (vergl. weiter unten zur Dauer der Verarbeitung), wenn es sein kann, dass auf Grund der konkreten Anfrage eine Nachfrage kommen kann oder ggf. sogar eine rechtliche Auseinandersetzung droht. Auch hier ist in beiden Fällen Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO die Rechtsgrundlage, da, wie schon oben geschildert, die kompetente Beantwortung Ihrer Nachfrage ein berechtigtes Interesse ist, als auch die Abwehr von rechtlichen Forderungen.
4. Schließlich ist unter Umständen auch Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO (die Einwilligung) eine Rechtsgrundlage, nämlich weil z. B. Sie mir in einem konkreten Fall erlauben, Ihre Daten an den Kunden zu übermitteln, damit er mir Informationen mitteilt, die ich benötige, um Ihre Anfrage zu beantworten.

6. Welche Daten verarbeite ich

Ich verarbeite die Daten, die Sie mir direkt mitgeteilt haben bzw. die mein Kunde mir zur Beantwortung Ihrer Frage gegeben hat. Dies sind

• Ihre Kontaktdaten sowie
• die Informationen, die den von Ihnen angefragten Prozess betreffen, soweit eine Verarbeitung für meine Stellungnahme erforderlich ist.

Das klingt auf das erste Lesen hin etwas "schwammig", daher möchte ich es an einigen Beispielen erläutern:

1. Sie beschweren sich per Mail darüber, dass mein Kunde als verantwortliche Stelle "zuviele Daten" verarbeitet. In diesem Fall verarbeite ich Ihre Kontaktdaten, um Ihnen zu antworten bzw. bei Ihnen nachzufragen. Kann ich an Hand Ihrer Anfrage bzw. Ihrer Aussagen den Prozess beim Kunden identifizieren, so verarbeite ich keine weiteren Daten von Ihnen, sondern ich schaue mir den Prozess an und bewerte, ob dort nur die erforderlichen Daten verarbeitet werden oder ob Ihre Vermutung korrekt ist und wirklich zuviele Daten verarbeitet werden.
2. Sie machen Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO geltend, Sie erheben also "aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben" (Zitat aus dem Artikel 21) Widerspruch gegen eine Verarbeitung der Daten bei meinem Kunden, wobei die Datenverarbeitung auf Artikel 6 (1) lit. e oder lit f beruht. In diesem Fall muss z. B. abgewogen werden, ob mein Kunde "zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen" kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Diese Abwägung nehme ich als unabhängige Person vor. In diesem Fall verarbeite ich die von Ihnen genannten Grundangaben. Gegebenenfalls erhalte ich auch Einblick in die von Ihnen monierten Daten, wenn eine Abwägung ohne die Kenntnis der konkreten Daten nicht möglich ist. Im Normalfall ist die Abwägung jedoch schon an Hand der Datenkategorien möglich, so dass die konkreten Daten von mir nicht verarbeitet werden.

Im konkreten Fall gilt: Wenn Sie mir Ihre Daten selbst mitteilen, dann habe ich die Daten von Ihnen, Sie wissen also, welche Daten ich verarbeite. Und wenn ich die Daten von meinem Kunden erhalte, so informiere ich Sie im konkreten Fall.

7. Werden die Daten weiter gegeben

Ich gebe Ihre Daten nur weiter,

• wenn Sie mir Ihre ausdrückliche Einwilligung hierzu gegeben haben,
• wenn ich hierzu gesetzlich verpflichtet bin.

8. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation weiter gegeben

Nein.

9. Wann werden Ihre Daten gelöscht

Normalerweise lösche ich Ihre Daten, sobald Ihre Anfrage bearbeitet wurde und ich nicht mehr davon ausgehe, dass Ihrerseits eine Nachfrage hierzu erfolgt. Ich habe mir hier als Frist 30 Tage nach meiner Antwort gesetzt.

Droht jedoch im konkreten Fall eine rechtliche Auseinandersetzung, so werden Ihre Daten aufbewahrt, so lange dieses Risiko besteht.

10. Was ist, wenn Sie mir Daten nicht mitteilen?

Ohne Ihre Kontaktdaten kann ich Sie nicht kontaktieren und damit nicht antworten oder ggf. nachfragen. Ihr konkretes, mir gegenüber geäußertes Anliegen kann ich daher ggf. nicht bearbeiten.

Analoges gilt auch in Bezug auf weitere erforderliche Daten. Wenn Sie z. B. Ihre Rechte aus Artikel 21 DS-GVO (das Widerspruchsrecht) geltend machen, aber die Gründe nicht benennen, so können diese Gründe bei der Abwägung nicht berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie, dass für viele Anfragen Ihre Identität wichtig ist! Also auch wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, werden Sie ggf. gebeten werden, Ihre Identität elektronisch nachzuweisen (z. B. als qualifiziert signierte Anfrage nach Signaturgesetz) oder die Anfrage, abgesichert durch den § 267 StGB, schriftlich zu stellen. Weitere Erläuterungen hierzu erhalten Sie im konkreten Fall.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das umfassende Recht auf Auskünfte von mir darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch mich oder einen anderen zu welchen Zwecken verarbeitet bzw. offengelegt werden.

Sie haben jederzeit das Recht darauf, dass ich unrichtige Daten berichtige und unrechtmäßig verarbeitete Daten unverzüglich lösche. Weiterhin können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn einerseits die Fortsetzung der Verarbeitung nicht mehr rechtmäßig aber andererseits eine sofortige Löschung noch nicht geboten erscheinen (z. B. wenn die Richtigkeit bestritten wird, dies aber erst noch geprüft werden muss).

Sollte die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruhen, können Sie diese jederzeit – natürlich nur für die Zukunft – widerrufen.

Bei einer Verarbeitung, die auf Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Artikel 21 DS-GVO). In diesem Fall verarbeite ich die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, ich kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Nehmen Sie hierzu mit mir Kontakt auf und benennen Sie mir die angesprochenen Gründe. Ich werde diese dann gegen meine Gründe für eine Verarbeitung abwägen und Ihre Daten ggf. nicht mehr verarbeiten.

Sie haben außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Beschwerde bei folgender Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

12. Änderungen

Gesetzliche, wirtschaftliche und technische Entwicklungen können eine Anpassung dieser Datenschutzhinweise erforderlich machen. Ich werde Ihnen die jeweils aktualisierte Version zeitnah auf meiner Website zur Verfügung stellen.

Es hat mich Mühe, Know-How und Zeit gekostet, diese Information zu erstellen. Ich finde, sie erfüllt neben den formalen Anforderungen, die die DS-GVO stellt, vor allem die Anforderung der Transparenz. Wenn Sie diese Information, natürlich angepasst auf Ihre Webseite, für Ihre Webseite verwenden möchten, so sprechen Sie mich bitte an. Ich überlasse Ihnen eine auf Ihre Webseite angepasste Version gegen Entgelt. Und wenn Sie etwas nicht verstanden haben, so sprechen Sie mich bitte auch an!