Die Fachliteratur unterscheidet scharf zwischen Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Prozessberatung, Fachberatung etc. Unabhängig von den einzelnen Bedeutungen und auch den Bedeutungsunterschieden, je nachdem von welcher theoretischen Richtung man ausgeht: Prozesse spielen in jedem Bereich die maßgebliche Rolle. Prozesse stehen nicht frei im Raum, sondern sind fachlich positioniert und immer auch interaktiv orientiert: In jedem Prozess wird kommuniziert ? technisch, organisatorisch und / oder zwischenmenschlich.

Wenn in einem Unternehmen etwas verbessert werden soll, so sind es faktisch immer Prozesse, die verbessert werden müssen. Daher sind die Prozesse und ihr Zusammenspiel der zentrale Angriffspunkt.

Prozesse verbessern bedeutet zuerst, die Prozesse und ihre Interaktion zu verstehen, also zu analysieren, sie somit systematisch zu untersuchen und Einzelteile zu zerlegen, um somit das Verständnis für die Prozesse und die Interaktion zu erlangen und Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.

Je nach Art der Prozesse und des fachlichen Umfeldes sowie der Zielrichtung, bedeutet die Prozessoptimierung den Einsatz von Techniken der Prozessberatung, bei denen die Prozessbeteilgten und / oder die Prozessverantwortlichen als maßgebliche Experten für die konkreten Prozesse angesehen werden, oder auch den Einsatz von Fachberatern, um zusätzliches, fachliches Know-How einzubinden. Ziel ist es immer, das Gesamtsystem zu optimieren, also die Teilsysteme und Prozesse so zu gestalten, das das Gesamtsystem in Bezug auf das vorher definierte Ziel ein optimales Ergebnis liefert.

So sieht es konkret aus.